Eu estava bem engando quando achei que se organizar e conseguir focar durante as tarefas eram o filé mignon da produtividade. Foi aí que eu descobri que poderia melhorar MUITO mudando uma simples coisa: a ordem das tarefas.

Mas calma, você precisa entender o contexto.

O QUE ACONTECEU: eu sempre fui aficionado por produtividade e sempre testei muitas coisas para chegar a um ponto interessante. A última atualização que eu fiz foi separar meu dia por pilares* e colocar listas de tarefas dentro de cada pilar. Paralelo a isso, eu distribuía esses “pilares” em horários pré definidos no dia, levando em conta apenas a hora que eu achava mais confortável no dia.

Eu achava que a distribuição de horário não era tão importante (ou, se fosse, era algo fora dos 80% essenciais – organização, definição e tempo definido)

*os pilares são: (i) inglês, (ii) saúde, (iii) projetos paralelos, (iv) coisas pessoais, (v) estudo e (vi) trabalho

Bom, até que vi algo em um livro que me chamou a atenção.

DEEP X SOFT WORK: ao ler o livro “A única coisa”, o autor falou sobre dois tipos de tempo:

1. O tempo do “executor”: um tempo de foco profundo, para executar tarefas que requerem atenção dedicada*: fazer análises, escrever códigos, leitura de cenários, tomada de decisão planejada, etc.
2. O tempo do “gerente”: esse tipo de tempo é focado à supervisão, coordenação e gerenciamento de tarefas e pessoas. Aqui, a atenção é mais fragmentada, porque envolve reuniões, conversas assíncronas, follow ups, etc.

*São as tarefas que o autor de “Rápido e Devagar”, Daniel Kahneman, chamaria de atividades do Sistema 2.

Essas definições me mostraram algo importante: se eu mesclar tarefas de ambos os tempos de maneira repetitiva e intencional, minha produtividade poderia estar sendo massacrada.

Foi aí que eu lembrei de outro conceito que tinha lido: o estado de flow.

ESTADO DE FLOW: no processo de realizar uma tarefa, existem basicamente dois estados:

1. Estado de luta: é quando nossa atenção ainda não está 100% focada na tarefa, e precisamos praticar muito o autocontrole para se manter nela. Basicamente, estamos realmente “brigando” para nos manter fazendo o que estamos fazendo. É um estado que, no geral, deveria abranger uns 20% do tempo da tarefa.
2. Estado de flow: um estado mental em que uma pessoa está totalmente imersa em uma atividade, com foco extremo. É, basicamente, quando você “não percebe o tempo passar”. Deveria tomar 80% do tempo de uma tarefa.

Aqui, eu já tinha mapeado dois problemas na minha gestão de tempo/tarefas:

1. Se para todo novo grupo de tarefas que eu começar, eu dedicar 20% do tempo para me manter naquela tarefa sem ser de fato produtivo, eu vou ter um problema aqui.
2. Além disso, se eu não separar períodos para tarefas similares, essa mudança de tarefas constantes interfere mais ainda no fluxo geral da coisa.

E, aí veio a cajadada final que me fez ver que tinha algo errado: como o nosso cérebro age ao mudar de modelo de tarefas – o que embasa muito bem os conceitos eu eu trouxe acima.

A DIFICULDADE COGNITIVA DE MUDAR DE TAREFAS: lendo o livro “Rápido e Devagar”, já citado aqui, eu li o seguinte trecho:

“Uma das descobertas significativas dos psicólogos cognitivos em décadas recentes é que passar de uma tarefa para outra é trabalhoso, sobretudo sob a pressão do tempo”

Dito isso tudo, já ficam algumas lições aqui:

1. Multitarefa não existe (isso daqui eu nem falei porque é básico)
2. Definir períodos do dia para tipos de tarefa é um bom caminho (deep x soft work)
3. Trocar constantemente de tarefa te faz perder em média 20% do tempo a cada troca
4. É comprovado cientificamente que mudar de tarefas é trabalhoso e consome muita energia cognitiva

Com base nessas questões, eu entendi que a melhor forma de alocar suas tarefas é através de blocos de tempo.

BLOCOS DE TEMPO: ao invés de colocar tempo para tarefas específicas na distribuição da organização de um dia, o melhor caminho seria separar blocos de tempo para tarefas similares, onde os blocos são distribuídos por períodos maiores, que são “drivados” pela quebra entre deep e soft work.

1. Defina momentos do dia de acordo com seu contexto: um tempo para tarefas focadas (deep work) e outro para reuniões, conversas e similares (soft work) – eu uso a manhã para deep work e a tarde para soft work
2. Dentro de cada momento, defina blocos de tempo: os blocos de tempo contabilizarão tarefas similares dentro da categorização anterior (deep ou soft). A ideia é tentar finalizar tudo dentro de cada bloco sem quebrar tanto as tarefas

Um outro ponto interessante é colocar tudo isso numa agenda. Eu uso o Google Calendar e me atende bem.

Apêndice

LIVROS CITADOS

1. A única coisa – Gary W. Keller, Jay Papasan
2. Flow – Mihaly Csikszentmihalyi
3. Rápido e devagar – Daniel Kahneman